Projecten Aansluiting

Projectenoverzicht

Hier is op aanvraagniveau te zien welke combiprojecten (in somige combi’s zijn ingericht met solo projecten) er lopen. Vanuit dit projectenoverzicht kun je allerlei informatie opvragen die op het project van toepassing is. Daarnaast kunnen hier ook een aantal keuzes worden gemaakt die van invloed zijn op het verloop van het project. Denk hierbij aan bepaling tot mee in combi of niet, of extra werkvoorbereiding en/of aanleg van een hoofdleiding benodigd zijn. Deze bepaling kan worden gedaan middels een quickscan. Met de uitgebreide filtermogelijkheden is het mogelijk een specifieke selectie te maken van projecten die voor de gebruiker relevant zijn.

Hieronder wordt verder toegelicht hoe het scherm eruit ziet en hoe daarmee gewerkt kan worden in dit projectenoverzicht:

• De belangrijkste detailinformatie per project (ProjectID, labels, type aanvraag, datum aangevraagd, geplande uitvoeringsdatum, adres, combigebied en processtap)
  

  

• Het aantal objecten en disciplines, deze zijn beide “uitklapbaar” om details weer te geven. Dit doe je door te klikken op het vinkje naast het getal dat het aantal objecten of disciplines weergeeft.
  

  

• Welke acties nog moeten gebeuren op het specifieke project, klik op in de filterbalk om dit weer te geven. Op de plek van de objecten en disciplines verschijnen nu acties.
  

  

• Verdere functies zijn toegankelijk via (rechts in de regel). Daar kan gekozen worden voor (in)actief maken / opdrachten / quick scan.

Via de projectdetails (rechts in de regel) kan detailinformatie worden opgehaald.

Functies in de projectlijst

In de projectlijst zijn diverse functies aanwezig, door ofwel een bepaald filterveld in te vullen of op een speciaal icoon te klikken. Deze worden hieronder besproken.

Filtermogelijkheden

In dit scherm kan gefilterd worden op de volgende punten:

• Type | Wat voor type aanvraag betreft het? Mogelijke opties:

  • Aanvraag (een aanvraag voor een aansluitleiding afkomstig uit LIP)

  • VOG (Vervanging Oude Gasmeter – alleen in gebied waar Enexis actief is)

  • SAN (SANering gasmeter – alleen in gebied waar Enexis actief is )

• Gebied | Specificeer het contractgebied binnen het combigebied

• Processtap | Fase waarin de aanvraag zit; mogelijke processtappen:

  • Intake

  • Werkvoorbereiding

  • In uitvoering

  • Oplevering

  • Gereed

  • Geannuleerd

  • Geen combiuitvoering

• Netbeheerder | Toont de projecten waar een bepaalde netbeheerder bij betrokken is

• Uitvoerende aannemer | Toont de projecten waar een bepaalde aannemer, die daadwerkelijk het werk gaat uitvoeren (dit kan uiteraard verschillen van de coördinerende aannemer)

• Actiehouder | Toont de projecten waarbij een geselecteerde partij actiehouder is. Afhankelijk van de rol waarmee je binnen CAPO werkt worden hier mogelijke betrokken deelnemers getoond in het filtermenu. Zo ziet een combimedewerker hier meer mogelijke actiehouders dan een netbeheerder of aannemer

• Actie | Toont de projecten waarbij een geselecteerde actie nog moet worden uitgevoerd.

• Aangevraagd van / tot | Toont de projecten die in het aangegeven datumvenster zijn aangevraagd

• Gepland van / tot | Toont de projecten die in het aangegeven datumvenster zijn gepland

• Labels | Toont de projecten die zijn aangeduid met gekozen label

• Filter overzicht (zie hieronder Zoekfunctie)

Zoekfunctie

In de projectenlijst kan er naast de afgebeelde filteropties worden gezocht naar projecten in veld filter overzicht. Er kan worden gezocht op:

• ProjectID nummer

• Straatnaam

• Plaatsnaam

Het is hier niet noodzakelijk om het hele nummer, straat- of plaatsnaam in te vullen. Resultaten worden al getoond door het deels in te vullen in filter overzicht.

Naast het filteroverzicht staat . Hiermee kan worden gefilterd op de status van KPI met betrekking tot het verzenden van de opdrachtberichten binnen de projecten.

De kleuren geven aan in hoeverre de KPI’s gehaald worden:

• Projecten waar de KPI nog niet is verlopen

• Projecten waar de KPI nog net niet is verlopen

• Projecten waar de KPI is verlopen

• Alle projecten

Projecten actief / inactief maken

• Projecten kunnen uitsluitend door aannemers en combimedewerkers handmatig inactief (en actief) gemaakt worden.

• Projecten worden automatisch inactief als er 30 dagen na de geplande uitvoeringsdatum (P) nog geen opdrachtbericht is binnengekomen

• Projecten worden automatisch inactief 30 dagen nadat ze gereed zijn.

Om een project inactief te maken; klik oprechts in de projectregel en kies voor . Het project verdwijnt dan uit het projectoverzicht, het is immers niet meer actief. Het is in het projectoverzicht echter ook mogelijk om gedeactiveerde projecten wel weer te geven, klik daarvoor onderaan bij de filteropties op . Inactieve projecten kunnen worden herkend door het icoon van een cirkel met een schuine streep er doorheen helemaal links in de projectregel. Een inactief project kan vervolgens ook weer actief gemaakt worden door via de drie bolletjes rechts in de projectregel te kiezen voor .
Deze functionaliteit heeft geen effect op de data in DSP of interne systemen.

Toon acties

Door op te klikken verdwijnen de objecten en disciplines uit de regel en komen de uit te voeren acties voor netbeheerders of aannemers tevoorschijn. Deze acties zijn achtereenvolgens quickscan, opdrachten versturen en bijlagen opleveren.
Op het moment dat een van deze drie acties nog uitgevoerd dient te worden verschijnt hier een getal bij het icoontje. Als je met de muis op dit icoon gaat staan zul je ook zien wie hier actiehouder is en dus nog actie moet ondernemen. Voordeel van dit overzicht is dat je in één oogopslag kunt zien of er nog acties openstaan of niet. Als je deze informatie weer wilt verbergen kun je op klikken(klik om locatie informatie te tonen). De objecten en disciplines worden nu weer weergegeven in de regel.

Quickscan

Een netbeheerder dient in de intakefase (afhankelijk van de combi) de quickscan uit te voeren. Via de knopopties in het projectenscherm kies je voor quickscan. Daarin wordt aangegeven of:

• discipline mee gaat in combi

• er extra werkvoorbereiding nodig is

• aanleg van een hoofdleiding benodigd is

De quickscan wordt overigens niet in elke combi gebruikt. Combi’s die niet werken met quickscan gebruiken het mee-in-combi bericht, dat doen ze niet in de quickscan maar rechtreeks via het menuen de optie

Mee in combi

• Een netbeheerder kan via twee opties aangeven om mee te gaan in combi of niet:

1. rechtstreeks in het projectenscherm of projectdetailscherm via het menuen de optie te kiezen

2. via een van de drie keuzemogelijkheden in de quickscan.

• Deze keuze tot mee in combi geldt voor alle disciplines die een netbeheerder vertegenwoordigt. Er kan dus geen onderscheid gemaakt worden tussen bijvoorbeeld gas en elektra.

• Na het aangeven van mee in combi wordt deze keuze voor alle deelnemers zichtbaar door middel van een groen vinkjebij de naam van de netbeheerder bij de disciplines binnen de aanvraag. Wanneer aangegeven wordt dat een netbeheerder niet mee gaat in de combi verschijnt er een rood kruisjebij de naam van de netbeheerder.

• Zolang het project in de fase intake zit kan een netbeheerder de keuze tot mee in combi nog wijzigen via bovenstaande twee mogelijkheden.

• Als alle netbeheerders aan hebben gegeven dat ze niet mee gaan in combi wordt het project inactief na het verstrijken van de wensdatum.

• Zodra alle netbeheerders die mee in combi gaan een opdrachtbericht hebben verstuurd, gaat het project van processtap intake naar werkvoorbereiding.

Automatisch in / uit combi
Voor een aantal netbeheerders is ingesteld dat ze automatisch mee of juist niet mee in combi gaan. Of deze keuze tot mee in combi handmatig of automatisch is uitgevoerd kun je zien door over bovenstaand groene vinkje of rode kruisje te hoveren.

Extra werkvoorbereiding

De bepaling wie werkvoorbereiding gaat uitvoeren hangt af van de bepaling of het standaard of niet-standaard werk betreft. Deze bepaling wordt uitgevoerd door de netbeheerder:

• Standaard werk; werkvoorbereiding wordt de door aannemer opgepakt

  • De netbeheerder geeft via de quickscan aan dat geen extra werkvoorbereiding benodigd is.

• Niet-standaard werk; werkvoorbereiding wordt de door netbeheerder opgepakt

  • De netbeheerder geeft via de quickscan aan dat wel extra werkvoorbereiding benodigd is.
    

    

  • Er wordt automatisch een activiteit Extra werkvoorbereiding op het project geplaatst. (te vinden op het projectdetail pagina en op activiteiten pagina
    

    

  • De geplande uitvoeringsdatum is afhankelijk van de opleverdatum van deze activiteit. Het type plandatum onder geplande uitvoeringsdatum verandert van P (gepland door de aannemer naar O (opleverdatum van extra werkvoorbereiding).
    

    

    Er kan een planningsconflict ontstaan op het moment dat deze ‘extra werkvoorbereiding’ te laat wordt opgeleverd.
    Combi's hebben verschillende afspraken wanneer ze de extra werkvoorbereiding opleveren.

Als de netbeheerder de quickscan al heeft uitgevoerd maar later alsnog wil aangeven dat extra werkvoorbereiding van toepassing is, kan dat door handmatig een activiteit extra werkvoorbereiding op het project te plaatsen.

Automatisch toegewezen activiteit

Op het moment dat de netbeheerder de quickscan-vragen over extra werkvoorbereiding en hoofdleiding aanleggen beantwoordt met ja, wordt er automatisch een activiteit op het project aangemaakt. Deze activiteiten worden overigens automatisch afgehandeld op het moment dat de DSP opdracht voor deze betreffende discipline is ontvangen door de aannemer.

Opdrachten

Dit scherm geeft inzicht in de voor dit project relevante DSP-opdrachten die onder combi-projecten vallen. Klik oprechts in de projectregel en kies voor . Vervolgens verschijnen de opdrachten die bij dit specifieke project horen. Het zou goed kunnen dat bij het raadplegen van dit scherm geen opdrachten zichtbaar zijn. Dat komt logischerwijs omdat er dan nog geen opdrachten verstuurd zijn.

Toon productinformatie

Een product is de unieke combinatie van een discipline (elektra/water/gas/media/riool) en een object (huisadres). Informatie hierover kun je opvragen door op het vinkjenaast het getal (dat het aantal objecten of disciplines in de aanvraag beschrijft) in de regel te klikken. Er verschijnt dan extra informatie:

• Onder objecten kun je zien welk(e) adres(sen) er in de aanvraag zitten. Een aanvraag kan weliswaar uit één enkel adres bestaan maar ook uit een heel appartementencomplex met tal van adressen. Door weer op het vinkje te klikken kan deze informatie weer ‘ingeklapt’ worden.
  

  

• Onder disciplines kun je zien wat er geleverd dient te worden (elektra / water / gas / media) op dit object. Een aanvraag kan uit één enkele of meerdere disciplines bestaan. Door weer op het vinkje te klikken kan deze informatie weer verborgen worden.

Projectdetails

Op het projectdetailscherm is het mogelijk verder in te zoomen op het project, de volgende informatie is zichtbaar:

• Basisgegevens zoals type, processtap, aantal disciplines, adres, netbeheerders, uitvoerende aannemers, aanvraagdatum, wensdatum, geplande uitvoeringsdatum, relevante combi met combigebied en of de aanvraag compleet is of niet.

• Activiteiten: aangemaakte activiteiten die bij het project horen.

• Eventueel de klantgegevens (gegevens van de aanvrager). Of deze gegevens zichtbaar zijn of niet is afhankelijk van de rol waarmee in CAPO is ingelogd. Combimedewerkers zien deze informatie altijd en daarnaast de uitvoerende aannemer ook (om het eerste klantcontactmoment (KCM1) te kunnen voeren).

• Bijlagen (projectbijlages, indien van toepassing)

• Disciplines in het project met bijbehorende gegevens

• Objecten in het project met bijbehorende gegevens

• Opdrachten die horen bij de aanvraag.

Geplande uitvoeringsdatum

De geplande uitvoeringsdatum kan een aantal statussen hebben, deze status staat onder het kopje Geplande uitvoering links onderin het vak met ‘Gegevens’

• (P) Planbericht door uitvoerende aannemer

• (P) Herplanning door de aannemer

• (O) Oplevering werkvoorbereiding netbeheerder + een x aantal weken (per combi verschillend)

• (W) Wensdatum klant (zoals oorspronkelijk aangegeven op de aanvraag in LIP)

Hieronder een verdere uitleg van bovenstaande vier statussen:

(P) - Planbericht door uitvoerende aannemer

• Definitieve planning overruled voorlopige planning van aannemer of oplevering van netbeheerder

• Kijkt naar het laatste planbericht dat binnen komt

• De vroegste datum is leidend wanneer er dezelfde soort planberichten zijn

• Het levermoment en geannuleerde opdrachten worden niet meegerekend als datum

(P) - Herplanning door aannemer op het project

• Herplanning door de aannemer overruled de oplevering van extra werkvoorbereiding en de wensweek van de klant

• Er is een herplannings-log beschikbaar op het project

(O) - Oplevering werkvoorbereiding netbeheerder

• Dit is de geplande uitvoeringsdatum die is gebaseerd op het moment waarop de extra werkvoorbereiding wordt opgeleverd + een x aantal weken (dit x aantal verschilt per combi)

• De laatste datum in de tijd is leidend

• Wanneer alle extra werkvoorbereiding is afgerond springt de geplande uitvoering terug naar de wensdatum

• Het aantal weken (x) verschilt per combi

(W) - Wensdatum klant

• Dit betreft de maandag van de wensweek zoals ingevuld in de oorspronkelijke aanvraag in LIP

Bepaling geplande uitvoeringsdatum

De geplande uitvoeringsdatum wordt bepaald volgens onderstaande regels. Hierbij is de volgorde van deze regels leidend.

1. Als er een opdracht is uitgevoerd, wordt de uitvoeringsdatum gekozen

2. Als er een opdracht gepland is, wordt de datum gebruikt van de vroegste planning. De definitieve planning heeft hier echter hogere prioriteit.

• De vroegste datum wordt gekozen, want die bepaalt wat de eerstmogelijke datum van start uitvoering kan zijn voor een aannemer. Met vroegste datum wordt de datum bedoeld die het dichtstbij ligt.

• Het levermoment wordt niet gerekend als een geldige uitvoeringsdatum

1. Als er activiteiten “extra werkvoorbereiding” zijn, wordt de laatste opleverdatum plus x weken (dit x aantal weken verschilt per combi) gebruikt. Hier wordt dan de laatste datum gekozen, want die bepaalt wat de eerstmogelijke start uitvoering kan zijn voor een aannemer.

2. De wensdatum van de klant wordt gebruikt als uitvoeringsdatum.

Herplannen door aannemer

In CAPO is het mogelijk om als aannemer de geplande uitvoeringsdatum aan te passen, nog voordat een DSP planbericht is verstuurd op een product. Via rechtsboven in het detailscherm is het mogelijk om de aanvraag een nieuwe uitvoeringsdatum mee te geven, onder vermelding van een (verplichte) reden. Deze is te kiezen via het dropdown menu in de dialoog die verschijnt. Na het herplannen van de geplande uitvoeringsdatum blijft de status van deze datum alsnog ’P’.

Klantgegevens en bijlages vanuit aanvraag LIP

Voor een aantal deelnemers worden de klantcontactgegevens gedeeld via de projectdetails zodra één van de netbeheerders bevestigt mee te gaan in combi. De deelnemers die deze klantgegevens kunnen zien zijn:

• Coördinerende aannemer

• Uitvoerende aannemer

• Combiwerkvoorbereider

Deze drie deelnemers hebben deze klantgegevens nodig om het eerst klantcontactmoment (KCM1) te kunnen uitvoeren.

Antwoorden op gestelde vragen LIP

Naast de klantgegevens zelf zijn ook de antwoorden zichtbaar die gegeven zijn bij het indienen van de aanvraag (denk bijvoorbeeld aan informatie over eventueel gebruik van de prefabmeterkast, verwacht verbruik van de aansluiting en of het een bestaande of nieuwe aansluiting betreft) Deze antwoorden kunnen door bovenstaande drie deelnemers worden weergeven door in het blok Objecten te klikken op ( Toon beantwoorde vragen Er verschijnt dan een apart blok met klantcontactgegevens “Aanvrager” en “Contactgegevens uitvoering”. Voor de coördinerende aannemer worden ook de in LIP ingediende bijlages gedeeld via de projectdetails zodra de aanvraag compleet is. Deze verschijnen dan in een apart blok met bijlages onder het blok met klantgegevens.

Activiteiten

Op de projectdetailpagina is het mogelijk om een activiteit aan te maken en deze toe te wijzen aan een partij die betrokken is bij het project. In het scherm ‘overzicht van uw activiteiten’ zijn de volgende zaken per activiteit zichtbaar:

• Het type activiteit

  • Afspraak

  • Bodemonderzoek aanvragen

  • extra werkvoorbereiding

  • Graafmelding

  • Hoofdleiding aanleggen

  • Hoofdleiding controleren

  • KCM1 (Klant Contact Moment)

  • Klantcontact

  • KTO (Klant Tevredenheids Onderzoek)

  • Straatwerk

  • Vergunning

  • Vergunning aanvragen

  • Vestiging zakelijk recht

  • Wacht op klant

• De specifieke informatie over de activiteit (die is bij KCM1 bijvoorbeeld anders dan bij “hoofdleiding controleren”. De getoonde informatie kan bijvoorbeeld uit de quickscan komen die de netbeheerder heeft ingevuld.

• Wanneer de activiteit opgeleverd dient te worden (opleverdatum)

• Wie de activiteit heeft aangemaakt en wanneer dat is gebeurd (Aangemaakt / Aangemaakt op)

• Aan welke partij de activiteit is toegewezen (Toegewezen aan)

• Het bijbehorende projectnummer

• Het adres van het project waarop de activiteit van toepassing is

• Het combigebied waartoe het project behoort

Opleverdatum activiteit

Aan de activiteit kan ook een tekst toegevoegd worden die later kan worden aangepast. Op het moment dat de activiteit wordt toegewezen aan een bepaalde partij, moet deze toewijzing worden voorzien van een opleverdatum. Hierop kan vervolgens worden gestuurd, want CAPO geeft aan als deze activiteit niet op tijd wordt opgeleverd. Zodra de opleverdatum verstreken is verschijnt er namelijk een rode indicator bij de activiteit op de projectdetails en daarnaast ook in het activiteitenoverzicht.

Activiteit afhandelen

Op het moment dat de toegewezen partij de activiteit heeft uitgevoerd moet deze worden afgehandeld in CAPO. Dat doe je door rechts in de regel van de activiteit op ( afhandelen te klikken. Er kan bij het afhandelen eventueel nog een extra opmerking worden toegevoegd. Na het afhandelen wordt de activiteit inactief en verdwijnt deze uit het actuele overzicht. Door op klik om ook afgehandelde activiteiten te tonen te klikken kunnen afgehandelde activiteiten weer zichtbaar worden gemaakt.

Aanvullende WoW-activiteiten voor aannemers

Binnen CAPO zijn er een tweetal speciale activiteiten voor aannemers om zaken direct aan te kunnen maken in het portaal van Werkplein Ondergrondse Werken van Roxit (dit is niet ingericht voor alle combi’s). De gegevens die beschikbaar zijn bij http://Mijnaansluiting.nl worden dan vooraf ingevuld. De afhandeling vindt verder plaats in het WoW portaal. Hier is ook een WoW-account voor nodig. Deze melding kun je alleen aanmaken als je de rol ‘graafmelder’ hebt, deze rol is aan te vragen bij onze functioneel beheer afdeling.

• Nieuwe graafmelding

Door te klikken Nieuwe graafmelding kan een coördinerend of uitvoerend aannemer voor alle objecten in dit project een conceptgraafmelding aanmaken in het portaal. Velden die hierbij gevuld moeten worden zijn de wegbeheerder, vestigingen, datum en tijd start / afronding werk aangevuld met een eventuele opmerking.

• Nieuwe vergunning

Door te klikken Nieuwe vergunning kan een aannemer voor de geselecteerde vestiging een vergunning aanvragen in het portaal. Velden die hierbij gevuld moeten worden zijn de wegbeheerder, vestigingen, datum start / afronding werk aangevuld met een eventuele opmerking.

Acties

In CAPO zijn een aantal acties waarop gefilterd kan worden. De resultaten die verschijnen als je hierop filtert zijn als volgt te interpreteren:

Quickscan

Een van de netbeheerders in deze projecten moet de quickscan nog uitvoeren, waarin aangeven wordt of:

• men mee gaat in combi

• er extra werkvoorbereiding nodig is

• aanleg van een hoofdleiding benodigd is

Verstuur opdrachten

Een van de netbeheerders in deze projecten dient de opdrachten nog aan de aannemer(s) te versturen. Dit doen ze via DSP, CAPO detecteert dan automatisch of er opdrachten verstuurd zijn en laat ze hier zien onderaan op het projectdetailscherm. Merk op dat de fase van dit product in dat geval gewijzigd is van intake naar werkvoorbereiding.

Planningsconflict

Een planningsconflict ontstaat als de datum van oplevering van extra werkvoorbereiding (de werkmap) door de netbeheerder te dicht bij de geplande uitvoeringsdatum wordt gepland. Concreet voorbeeld: de werkvoorbereiding dient uiterlijk 5 weken voor geplande uitvoeringsdatum zijn opgeleverd. Op het moment dat deze oplevering 4 weken voor geplande uitvoeringsdatum wordt gepland is er dus sprake van een planningsconflict. Het is hier dus mogelijk om te filteren op projecten waarbij zo’n planningsconflict aan de orde is. Deze optie is ingericht voor combi’s waar extra werkvoorbereiding plaats vindt. Om een planningsconflict vervolgens op te kunnen lossen heeft de aannemer de mogelijkheid om in het projectdetailscherm via Herplan Project te kiezen voor een aangepaste uitvoeringsdatum die wel overeenkomt met moment van oplevering door de netbeheerder + de afgesproken termijn. In de praktijk komt het voor dat deze afgesproken termijnen per combi verschillen (dit is in overleg met de combi bepaald):

• Structin Noord - Planningsconflict wordt veroorzaakt als de oplevering activiteit extra WV later is dan de geplande uitvoeringsdatum

• Sion - Planningsconflict wordt veroorzaakt als de oplevering activiteit extra WV binnen 3 weken van de geplande uitvoeringsdatum wordt opgeleverd

• Cinh - Planningsconflict wordt veroorzaakt als de oplevering activiteit extra WV binnen 5 weken van de geplande uitvoeringsdatum wordt opgeleverd

• Infra-SV - Planningsconflict wordt veroorzaakt als de oplevering activiteit extra WV binnen 3 weken van de geplande uitvoeringsdatum wordt opgeleverd

Opleveren bijlagen

Op deze projecten dienen nog verwachte bijlagen te worden opgeleverd. Dit gaat veelal om het bodemvooronderzoek maar kan vanzelfsprekend ook een andere bijlage zijn die nog dient te worden opgeleverd.

Gesplitste werkvoorbereiding

Dit betreft projecten in de intakefase waar één van de netbeheerders voor een of meerdere disciplines heeft aangegeven extra werkvoorbereiding te gaan doen en waar de werkmap nog niet is opgeleverd. Voor de overige discipline(s) wordt werkvoorbereiding door de aannemer gedaan zoals dit bij standaard werk het geval is. Er is dan sprake van gesplitste werkvoorbereiding. Deze actie wordt afgerond op het moment dat de werkmap van extra werkvoorbereiding wordt opgeleverd óf de opdracht voor deze discipline verstuurd wordt voor het moment van oplevering. De actie wordt in het laatste geval automatisch afgerond.

Bijlagen

Zie apart hoofdstuk over bijlagen