FAQ (Frequently Asked Questions) CAPO

Inhoudsopgave

Hoe kan ik mezelf registreren als CAPO gebruiker?

Navigeer naar Registreren voor CAPO hoe je verschillende accounts in CAPO registreert als gebruiker. Ook vind je daar de instructie als je namens een partij wilt registreren, als IT leverancier of als gedelegeerd netbeheerder

Heeft CAPO ook een testomgeving waarin werking van bepaalde functies kan worden getest?

Naast de CAPO productieomgeving bestaat er inderdaad een acceptatieomgeving waarin kan worden getest, deze is toegankelijk via de QAS omgeving De gebruiker dient wel apart toegang aan te vragen bij Functioneel Beheer, ook als je al wel rechten hebt voor de CAPO productieomgeving.

Bij mijn registratie moet ik aangeven bij welk type organisatie ik werk. Bij welke organisatie type hoor ik?

We vragen dit omdat de functionaliteiten voor de verschillende types organisaties verschillen:

• Mensen die in dienst zijn van de combi moeten aangeven dat ze bij de combi werken.

• Mensen die in dienst van een aannemer werk uitvoeren voor de combi moeten aangeven dat ze bij een aannemer werken.

• Mensen die in dienst van een netbeheerder deelnemen in een combi moeten aangeven dat ze bij een netbeheerder werken.

Welke rollen zijn er in CAPO en waarom? Wanneer krijgt iemand een bepaalde rol?

CAPO gebruikt verschillende rollen voor de deelnemers in het aansluitproces. Deze rollen hebben verschillende mogelijkheden binnen CAPO, gebaseerd op hun verantwoordelijkheid binnen het aansluitproces. Zo wordt geregeld dat per rol verschilt welke informatie zichtbaar is en welke rechten ze hebben. Er wordt onderscheid gemaakt tussen een aantal verschillende rollen met verschillende functionaliteiten:

• Combimedewerker een persoon die werkt voor een combi en alle informatie in kan zien van de contractgebieden die vallen onder die combi.

• Combiwerkvoorbereider is in principe gelijk aan de combimedewerker met als verschil dat de werkvoorbereider de klantgegevens en de beantwoorde vragen uit de aanvraag daarnaast ook kan zien. Dit is nodig omdat in een aantal combi’s de werkvoorbereider ook vergunningen en/of bodemonderzoeken aanvraagt waarbij deze gegevens dienen te worden overgenomen. Om deze klantgegevens te kúnnen zien is het van belang dat minimaal één netbeheerder in het project mee in combi gaat.

• Aannemer ziet in CAPO alleen datgeen wat voor hem van toepassing is. Daarvoor zijn er ‘werkbakken’ die bereikbaar zijn via het dashboard. Deze werkbakken tonen alle DSP opdrachten, dus naast de combiprojecten ook al het solowerk. Omdat er verschillende ‘soorten’ aannemers zijn staan er soms twee vermeld in het projectenscherm bij het kopje aannemer. Deze twee verschillende soorten zijn:

  • Coördinerende aannemer: aannemer die in een contractgebied een coördinerende rol heeft en alle projecten ziet die binnen dat gebied uitgevoerd worden.

  • Uitvoerende aannemer: uitvoerende partij in een contractgebied die de opdracht van de coördinerende aannemer ontvangt en de werkzaamheden vervolgens daadwerkelijk uitvoert. Ziet alleen de projecten waar de aannemer zelf concreet bij betrokken is.

• Netbeheerder een persoon die werkt bij een netbeheerder van één of meerdere disciplines. Ook netbeheerders zien in CAPO alleen datgeen wat binnen het combigebied voor hun van toepassing is.

• Gedelegeerde netbeheerder deze neemt de volledige werkzaamheden van een netbeheerder in een contractgebied over en ziet exact hetzelfde als de netbeheerder zelf.

Ik kan mijn project niet vinden in CAPO, hoe kan dat?

Er zijn daarvoor vier mogelijke oorzaken:

1. Het project is inmiddels inactief, door het filter aan te passen kunnen ook inactieve projecten worden weergegeven. Dit kan door opte klikken, rechtsonder de filteropties op het projectoverzicht-scherm. Op deze manier verschijnen ook de inactieve projecten, door opte klikken verdwijnen deze weer.

2. Het project is, bijvoorbeeld op verzoek van de combi, uit CAPO gehaald. Het is mogelijk dat een gebiedswissel aangevraagd moet worden om deze opdracht weer zichtbaar te krijgen in CAPO.

3. De aanvrager verwacht de aanvraag in een ander combigebied dan dat het nu staat. Ook hier kan de gebiedswissel uitkomst bieden.

4. Het kan voorkomen dat een aannemer een aanvraag mist terwijl hij er al wel opdrachten voor heeft ontvangen. Dit kan voorkomen bij ingang van een nieuw contract (eventueel gecombineerd met livegang in CAPO). De overdracht van de oude naar de nieuwe aannemer is hier dan de oorzaak voor het niet kunnen vinden van de aanvraag.

Als een combi er bij livegang namelijk voor kiest om te starten met een ‘leeg’ CAPO komen aanvragen van voor livegang vanzelfsprekend niet naar voren en zijn op dat moment alleen de aanvragen voor de nieuwe aannemer zichtbaar. De DSP opdrachten voor een oude aanvraag kunnen dan echter al wel verstuurd zijn naar de oude aannemer. Deze aanvragen worden toegekend aan Combi geen gebied CG. De aannemer ziet de aanvragen in dit contractgebied niet, de combimedewerker echter wel. Als blijkt dat deze aanvraag toch thuis hoort in een ander contractgebied kan de combi die omzetting via de gebiedswissel in CAPO uitvoeren.

De wensdatum is nog niet verstreken. Waarom is mijn project toch inactief?

Een project kan inactief zijn omdat:

• Het project handmatig inactief is gemaakt door de combi of aannemer.

• Er verschillende scopebeperkingen per combi zijn waardoor projecten inactief kunnen zijn gemaakt.

Waar vind ik acties en activiteiten die aan mij zijn toegewezen?

Momenteel wordt er gewerkt aan de ontwikkeling van werklijsten. Deze zullen komen te staan op het dashboard (de meest rechtse tab). Deze werklijsten geven een totaaloverzicht van alle voor de gebruiker relevante acties, activiteiten en bijlagen. Daarnaast kun je acties en activiteiten ook op onderstaande ‘oorspronkelijke’ manier vinden:

Acties

1. Klik op(linksboven in beeld) en kies voor Projecten

2. In het filter Actiehouder de eigen organisatie selecteren

3. Eventueel (bij zoeken naar een specifieke actie) het type actie in geven bij filter Actie

4. Klik opom de zoekopdracht te starten, nu worden alle toegewezen acties weergegeven.

5. Klik in de weergegeven resultaten ophelemaal rechts in de regel om meer informatie te zien over dit project en de actie eventueel af te handelen.

Activiteiten:

1. Klik op(linksboven in beeld) en kies voor Activiteiten

2. In het filter ‘Type activiteit’ eventueel de gewenste activiteit selecteren

3. Klik opom de zoekopdracht te starten, nu worden alle toegewezen acties weergegeven.

4. Klik in de weergegeven resultaten ophelemaal rechts in de regel om meer informatie te zien over dit project en de actie eventueel af te handelen.

Waar kan ik bijlages uploaden op een project?

Het is van belang dat de bijlagefunctionaliteit binnen de combi is aangezet. Alleen dan kunnen bijlagen ook daadwerkelijk worden toegekend. Heb je deze functionaliteit nog niet neem dan contact op met de combi.

Het toekennen van een bijlage op een project kan middels een toegewezen bijlage.

1. Klik op(linksboven in beeld) en kies voor Projecten

2. Gebruik eventueel de filtering om bepaalde projecten te vinden.

3. Klik in de gevonden resultaten op hethelemaal rechts in de regel.

4. ”Klik onder het kopje van de processtap (bijvoorbeeld Intake of werkvoorbereiding) opom een bijlage toe te wijzen. Deze kan toegewezen worden aan elke type rol binnen CAPO, maar dus ook aan je eigen rol.

5. Na het toewijzen van de bijlage (onder vermelding van type bijlage en de bijbehorende discipline is het mogelijk om de bijlage zelf te uploaden. Klik opom het te uploaden bestand toe te voegen aan het project.

Een aannemer krijgt KCM1 activiteiten toegewezen maar ziet in het project een andere aannemer of zelfs geen aannemer als uitvoerende aannemer vermeld staan. Hoe kan dit?

Hier kunnen zich drie situaties voordoen:

1. De uitvoerend aannemer wordt ingevuld op het project wanneer de netbeheerder een opdracht naar de aannemer verstuurt via DSP. Het kan voorkomen dat de netbeheerder de quickscan heeft uitgevoerd terwijl er nog geen opdracht verzonden is. Er wordt van de coördinerende aannemer verwacht dat er klantcontact plaatsvindt binnen x (varieert per combi) dagen na aanvraag. De opdracht zelf komt dan later.

2. Dit kan voorkomen bij het ingaan van een nieuw contract waarbij een nieuwe aannemer betrokken is. Het betreft dan een opdracht van voor de ingangsdatum van dit nieuwe contract. De opdracht heeft daadwerkelijk bij de oude aannemer gelegen. Uitvoering is hiervan niet gelukt waardoor deze bij de nieuwe aannemer terecht komt in het nieuwe contract. Hier geldt dan de afspraak dat de nieuwe aannemer alsnog het klantcontact (KCM1) voert om deze wijziging door te geven aan de klant.

3. De netbeheerder heeft per abuis de opdracht bij de verkeerde aannemer uitgezet. Door deze opdracht te annuleren en een nieuwe opdracht aan de juiste aannemer te sturen kan dit verholpen worden. Er wordt dan alsnog verwacht dat de correcte aannemer het klantcontact voert.

Hoe kan ik een aanvraag wijzigen in CAPO?

• Het is niet mogelijk om een aanvraag te wijzigen in CAPO zelf. Dit komt omdat CAPO wordt gevuld door de informatie uit LIP en DSP.

• Als een aanvraag gewijzigd moet worden dient de aanvraag eerst te worden geannuleerd door vanuit LIP een track-and-trace bericht (9.5 bericht) te sturen. Dit zorgt ervoor dat de aanvraag in CAPO status geannuleerd krijgt. Vervolgens dient de aanvrager dan een nieuwe aanvraag aan te maken in LIP met daarin de correcte informatie. De geannuleerde aanvraag wordt inactief maar is nog wel te zien in CAPO (klik hiervoor in het projectdetailscherm op).

Waarom wordt de term "project" gebruikt in CAPO, bijvoorbeeld voor aanvragen?

We gebruiken de term zodat we een overkoepelende term voor alle soorten "projecten" hebben die CAPO kent, nu en in de toekomst.

Als aannemer voeren wij werk uit voor de netbeheerder in de werkvoorbereiding, hoe moet ik mij registreren?

CAPO is voorbereid op het schuiven van werk in de keten. Als aannemer moet je je nog steeds als aannemer registreren, ook als je werk uitvoert in de werkvoorbereiding.

Waarom zie ik verschillende aantallen staan als ik de processtappen op het dashboard vergelijk met de werkbakken?

Bij de processtappen en bijbehorende KPI’s zie je de aantallen die zijn gebaseerd op de werkzaamheden binnen de combicontracten. Bij werkbakken is het meer dan dat en zie je ook alles dat betrekken heeft op solowerk.

Wanneer zijn klantgegevens beschikbaar?

Op actieve projecten van het type Aanvraag zijn klantgegevens beschikbaar vanaf het moment dat een netbeheerder mee in combi is gegaan totdat het project Gereed is.

Waarom zie ik toch geen klantgegevens?

Hier zijn verschillende redenen voor. De reden wordt aangegeven in de foutmelding waarom klantgegevens niet getoond worden. Dit kan bijvoorbeeld doordat een time-out is met het LIP. Maar het kan ook een verwijderde aanvraag uit het LIP zijn. Aanvragen in het LIP worden na 1 jaar na status afgerond verwijderd uit het LIP. De klantgegevens zijn derhalve niet meer terug te halen door Mijn Aansluiting. Hiervoor zul je met de Netbeheerders contact moeten opnemen voor de klantinformatie.

Waarom zie ik geen activiteit Hoofdleiding controleren?

Deze functionaliteit staat alleen aan voor combi Sion. Aanvragen met alleen een verwijdering krijgen geen activiteit Hoofdleiding controleren.

Waarom is de geplande uitvoeringsdatum van mijn project nog niet bijgewerkt?

Projecten binnen CAPO worden elke 5 minuten herberekend. Hierbij wordt alle informatie van een project verzameld en wordt elk onderdeel van een project opnieuw bepaald. Het wijzigen van de geplandeuitvoeringsdatum is onderdeel van dit proces. Als er een planning is uitgestuurd, of een nieuwe activiteit is aangemaakt / een bestaande is bijgewerkt, dan kan het maximaal 5 minuten duren voordat deze wijziging op het scherm weergegeven wordt.

Wanneer is een project/aanvraag compleet?

Een project kan het kenmerk "Aanvraag compleet" krijgen. Dit is zodra, voor alle disciplines in de aanvraag, duidelijk is of ze (1) mee gaan in de combi, (2) een opdracht bericht hebben verstuurd, (3) de discipline hebben geannuleerd in LIP. Als voor elke discipline aan één van deze voorwaarden wordt voldaan gaat het project naar "Aanvraag compleet". Daarnaast wordt rekening gehouden met welke partijen DSP gebruiken en welke partijen in het combi-contract zitten.

Netbeheerder heeft 'mee in combi' aangegeven terwijl processtap 'Geen Combiuitvoering' is.

De combinatie van 'mee in combi' en 'Geen Combiuitvoering' komt meestal voort uit het annuleren van 1 of meerdere producten in het lip tezamen met een Mee in combimelding.

Herstellen van deze productannulering, bv door handmatige wijziging in het LIP of een Mee in combi melding in CAPO, is momenteel niet mogelijk.

Kan ik meerdere documenten dat onder een toegewezen bijlagen is, in 1 keer downloaden?

Documenten onder een toegewezen bijlagen kun je in 1 keer downloaden in een zip file. Dit doe je door op de bijlagenknop te klikken op de toegewezen bijlagen. Bij het downloaden van alle bijlagen van een toegewezen bijlagen wordt rekening gehouden met:

• Bestanden met dezelfde benamingen wordt maar 1 keer gedownload in de zip file

• Geannuleerde bijlagen worden niet meegenomen in de download (deze kun je handmatig los downloaden)

Open

Download icoon op de regel van de toegewezen bijlagen (in voorbeeld “Werkmap Elektra”) kan je op klikken om alle bestanden onder deze toegewezen bijlagen te downloaden

Klikken op de download icoon in de regel van het document, kan je de individuele documetn downloaden

Hoe kan ik zien welke Hoofdleiding projecten er recent herpland zijn?

Dat kan door de in het Hoofdleiding projectenscherm te filteren en/of te sorteren op “Planning gewijzigd”. Zie voor details de CAPO HL handleiding hier.