Projecten Hoofdleiding

Hoofdleiding project overzicht

Hier is op project niveau te zien welke hoofdleiding projecten er zijn aangemaakt. Je ziet hier de projecten waar jouw organisatie bij betrokken is.

Hieronder wordt verder toegelicht hoe het scherm eruit ziet en hoe daarmee gewerkt kan worden in dit projectenoverzicht:

• De belangrijkste detailinformatie per project (Project (projectnaam en projectID), referenties, labels, adres (gemeente), projecttype en gebied, disciplines, Planning gewijzigd, opleverweek werkmap, geplande uitvoeringsdatum, processtap en mijlpalen)

  

• Verdere functies zijn toegankelijk via (rechts in de regel). Daar kan gekozen worden voor opties die de deelnemer recht heeft om uit te voeren, bijvoorbeeld herplannen, wijzig aannemer, wijzig disciplines, wijzig processtap.

• Via het sterretje kan een project aan ‘Mijn Lijst’ worden toegevoegd of er weer vanaf gehaald.

• Via de projectdetails (rechts op de regel) navigeer je naar de project detailpagina.

Functies in de projectlijst

In de projectlijst zijn diverse functies aanwezig, door ofwel een bepaald filterveld in te vullen of op een speciaal icoon te klikken. Deze worden hieronder besproken.

Filtermogelijkheden

In dit scherm kan gefilterd worden op de volgende punten:

Let op: Niet alle filters zijn voor iedereen beschikbaar

• Gebied | Specificeer het contractgebied binnen het combigebied

• Processtap | Fase waarin de aanvraag zit; mogelijke processtappen:

  • Intake

  • Werkvoorbereiding

  • In uitvoering

  • Oplevering

  • Gereed

  • Geannuleerd

  • Gepauzeerd

• Gepland van / tot | Toont de projecten die in de aangegeven periode zijn gepland. Ze filteren op de Geplande uitvoeringsweek, inclusief de ingevoerde weken.
  Let op: de waarde die hier ingevuld kan worden is YYYY-WXX, met hoofdletter W. Bijv 2025-W02

• Netbeheerder | Toont de projecten waar een bepaalde netbeheerder bij betrokken is

• Uitvoerende aannemer | Toont de projecten waar een bepaalde aannemer bij betrokken is

• Type werk | Toont de projecten waar het een bepaalde type werk is:

  • Nieuwbouw - bouwrijp

  • Nieuwbouw - woonrijp

  • Reconstructie

  • Sanering

  • Netgedreven

• Verantwoordelijke | Toont de projecten die zijn aangemaakt door een bepaalde partij. De verantwoordelijke is meestal een Combi organisatie, maar voor solo-werk kan het ook een Netbeheerder zijn

• Gemeente | Toont de projecten die in gekozen gemeente zijn.

• Labels | Toont de projecten die zijn aangeduid met gekozen label

• Planning gewijzigd van / tot | Toont alleen projecten waarbij de planning voor het laatst gewijzigd is in een bepaalde periode. Dit kan gebruikt worden om in de gaten te houden van welke projecten de planning recent gewijzigd is.

• Zoeken (zie hieronder Zoekfunctie)

Zoekfunctie

In de projectenlijst kan er naast de afgebeelde filteropties worden gezocht naar projecten in veld filter overzicht. Er kan worden gezocht op:

• ProjectID nummer

• Project naam

• Referentie

Het is hier niet noodzakelijk om het hele nummer, naam of referentie in te vullen. Resultaten worden al getoond door het deels in te vullen in filter overzicht.

Sorteren

De lijst resultaten na het filteren kan ook gesorteerd worden op een aantal velden. Dit kan door te klikken op de sorteerbare kolommen.

De sorteerbare kolommen zijn:

• Planning gewijzigd | Sorteer hiermee de projecten op wanneer de planning (GSU) voor het laatst gewijzigd is

• Geplande uitvoeringsweek | Sorteer hiermee de projecten op wanneer de Geplande Start Uitvoering (GSU) van het project is

Pijltje naar beneden geeft aan dat de kolom gesorteerd is met de datum het verst in de toekomst bovenaan.

Pijltje naar boven geeft aan dat de kolom gesorteerd is met de eerstvolgende datum bovenaan

Betekenis van de Iconen

reset de filters die je hebt ingevuld

zoeken om je ingestelde filters of tekst uit te voeren

Mijn Lijst aanzetten. Je kan projecten toevoegen aan mijn lijst door op te klikken rechts in de regel van het project. Via button rechts boven de projectenoverzicht kan je alleen projecten op Mijn Lijst tonen.

toon alle inactieve projecten. Dit zijn projecten die gepauzeerd, geannuleerd of gereed zijn.

toon alleen de actieve projecten. klik op dit icoon om alllen de actieve projecten te tonen

creëer nieuw hoofdleiding project. als je de rechten er voor hebt kan je hier een nieuw hoofdleiding project aanmeken. Zie aanmaken hoofdleiding project voor verdere uitleg

toon opgeslagen filter

sla huidige filter op

Aanmaken hoofdleiding project

Via het hoofdleiding overzicht pagina kan je via een nieuw hoofdleiding project aanmaken

Klik open dit open het “aanmaken project” scherm.

Vul het aanmaken project formulier in, er zijn een aantal verplichte velden en optionele velden.

Verplichte velden

• Naam | naam van de aanvrager.

• Gemeente | selecteer uit de dropdown de gemeente waar het project uitgevoerd wordt.

• Adres | vul hier het adres in waar het project plaatsvindt

• Gebied | in welke combi gebied vind het project plaats. Op basis van deze input wordt bepaald welke Disciplines er beschikbaar zijn voor dit project

• Type werk | selecteer type werk

• Disciplines | selecteer de deelnemers en disciplines met werk voor dit project (wordt pas actief na selecteren van gebied)

Optionele velden bij aanmaken hoofdleiding project

• Externe referentie | hier kan je een eigen referentie aan toevoegen om je project sneller te vinden

• Aanvraagdatum | hier kan de aanvraagdatum van het project worden ingevuld. Als er niets wordt ingevuld wordt, wordt de datum van vandaag gebruikt.

• Start uitvoering jaar/week | wanneer begint het project. Je hebt deze gegevens nodig bij veranderen van processtap intake naar werkvoorbereiding. (kan later in het project aangepast worden).

• Doorlooptijd (in weken) | hoe lang loopt het project van start uitvoering tot gereed.

• Labels | alleen als deze zijn ingericht voor gekozen combi gebied kan je deze toevoegen

• Tracelengte | in meters opgeven hoe lang de tracelengte is

• Aantal woningen | hoeveel grondgebonden woningen het project bevat

• Aantal appartementen | hoeveel appartementen het project bevat

Als je alles hebt ingevuld dat je nodig hebt klik op en het project wordt voor je aangelegd

Hoofdleiding project detailscherm

Via de projectdetails (rechts in de regel) kan detailinformatie worden opgehaald. Je navigeert dan naar het hoofdleiding project detailpagina.

Op het projectdetailscherm is het mogelijk verder in te zoomen op het project, de volgende informatie is zichtbaar:

• Projectgegevens zoals type, externe referentie, naam, processtap, aantal disciplines, adres, netbeheerders, uitvoerende aannemers, aanvraagdatum, start uitvoering, opleverweek werkmap, doorlooptijd, gemeente, gebied, type werk, combi en eventueel tracelengte, aantal woningen en aantal appartementen.

  

• Activiteiten: aangemaakte activiteiten die bij het project horen.

  

• Toegewezen bijlagen, afhankelijk van de combi instellingen worden hier documenten verwacht per processtap (Intake, werkvoorbereiding, in uitvoering, oplevering)

  

• Gekoppelde projecten, eventueel aanvraag projecten gekoppeld aan dit hoofdleiding project

  

• Contactpersonen. Door de Verantwoordelijke van het project kunnen hier gegevens van (externe) Contactpersonen worden genoteerd. Deze zijn voor iedereen die op het project betrokken is zichtbaar

Wijzig project

Via de gegevens blok kan je via het project wijzigen, mits je hier rechten toe hebt.

Je kan de volgende velden wijzigen.

• Externe referentie | hier kan je een eigen referentie aan toevoegen om je project sneller te vinden

• Naam | naam van de aanvrager.

• Gemeente | selecteer uit de dropdown de gemeente waar het project uitgevoerd wordt.

• Adres | vul hier het adres in

• Type werk | selecteer type werk

• Aanvraagdatum | mocht de aanvraagdatum in het verleden zijn kan je deze hier invullen, anders wordt datum van vandaag gebruikt.

• Tracelengte | in meters opgeven hoe lang de tracelengte is

• Aantal woningen | Grondgebonden hoeveel woningen het zijn

• Aantal appartementen | hoeveel appartementen zijn het

Opties voor wijzigen hoofdleiding project

Via op het projectdetailscherm heb je een aantal opties op het project die je kan wijzigen. Dit kunnen alleen gebruikers die deze rechten hebben

Wijzigen processtap

Een HL project doorloopt verschillende processtappen gedurende haar looptijd. In de happy flow is dit van Intake → Werkvoorbereiding → In uitvoering → Oplevering → Gereed. Ook kan een project op Gepauzeerd gezet worden, of Geannuleerd worden.

De wijzigingen tussen processtappen doen we via . Hier kan de organisatie die het project beheert (meestal de combi) een project wisselen tussen de verschillende processtappen.

Volgorde processtappen

Er zitten een aantal beperkingen op het kunnen wisselen tussen processtappen. Deze restricties zijn gebaseerd op de logica in het veld.

• Een project kan altijd maar één processtap vooruit in de ‘happy flow’

  • Intake → Werkvoorbereiding → In uitvoering → Oplevering → Gereed

• Een project kan wel meerdere stappen terug, bijvoorbeeld van Oplevering terug naar Intake (om bijv de planning van het project te verwijderen)

De stappen Gereed, Geannuleerd en Gepauzeerd hebben nog eigen logica met eigen voorwaarden:

• Gereed:

  • Een project kan Gereed gemeld worden als alle werkzaamheden zijn afgerond.

  • De status Gereed is een eindstatus; een project kan niet meer terug worden gezet.

  • Een project kan alleen in deze status gezet worden vanuit de processtap In Oplevering, en alleen als alle Toegewezen Bijlagen afgerond (Opgeleverd of Geannuleerd) zijn.

  • Het project wordt Inactief gezet, is niet meer standaard te zien in de projectenlijst, en telt niet meer mee voor de aantallen op het Dashboard. Activiteiten die nog open staan worden niet meer getoond in de Werklijsten of op het Activiteitenscherm.

• Geannuleerd:

  • Als een project definitief niet door gaat kan het op status Geannuleerd worden gezet.

  • Dit is een eindstatus en onomkeerbaar, en bij selecteren van deze stap verschijnt dan ook een waarschuwing.

  • Nadat het project naar status Geannuleerd wordt gezet, worden alle onderliggende Toegewezen Bijlagen en Activiteiten geannuleerd.

  • Het project krijgt ook status Inactief, en verschijnt niet meer standaard op de projectenoverzichten en telt niet meer mee voor de aantallen op het Dashboard.

• Gepauzeerd:

  • Een project kan Gepauzeerd worden als er tijdelijk geen voortgang is, en het onduidelijk is wanneer het door gaat.

  • De inhoud van het project wordt bewaard, maar alle Toegewezen Bijlagen en Activiteiten verdwijnen van de Werklijsten op het Dashboard, en de Bijlagen- en Activiteiten overzichten.

  • Een project kan alleen op Gepauzeerd worden gezet als er geen Geplande Start Uitvoering op het project zit, en het project in status Intake staat. Het kan vanuit status Gepauzeerd ook alleen terug naar status Intake.

Herplannen

Via kan je het project herplannen of eerste uitvoerdatum op het project zetten

Vul jaar/week start uitvoering in en kies de doorlooptijd.
Met de schuifknop kan je er voor kiezen om de nog op te leveren toegewezen bijlagen mee te herplannen. (standaard staat dit aan) klik vervolgens op en je project wordt herpland.

Het is ook mogelijk om via de start uitvoering datum van het project weg te halen met de knop

Het wijzigen van de geplande start uitvoering (GSU) is alleen mogelijk in de fases Intake en Werkvoorbereiding. De waarde van Doorlooptijd kan (naast die twee fases) ook in de fase In uitvoering worden aangepast.

Wijzig aannemer

Via kan je aannemer voor dit project selecteren of wijzigen. De opties voor aannemers zijn alle in de huidige combi actieve aannemers. Er moet wel een reden worden meegegeven.

Klik vervolgens op en de aannemer wordt gewijzigd

Wijzig disciplines

Met kan je de disciplines wijzigen als die blijken niet correct te zijn.

Je kan disciplines weghalen door op te klikken. Voor toevoegen van disciplines dien je op de dropdown te klikken en de gewenste disciplines te selecteren.

Vervolgens geef je een geldige reden en klik op

Wijzigingen worden direct verwerkt

Wijzig labels

Met kan je (mocht dat ingericht zijn voor huidige combi-gebied) een of meerdere label(s) toevoegen of verwijderen

Selecteer of verwijder de label en klik op

Project log

Via in het gegevens blok kan je het projectlog openen

Hier kan je alle wijzigingen van het project terug vinden. Als nodig kan je via type kan je filteren op de verschillende wijzigings events

Activiteiten

Op de projectdetailpagina is het mogelijk om een activiteit aan te maken en deze toe te wijzen aan een partij die betrokken is bij het project.

Per Combi verschilt het welke activiteiten ingericht zijn. Verder zijn er activiteiten die eventueel automatisch klaargezet worden na het overgaan van de ene processtap naar de volgende processtap. Dit is in te richten via Mijn Aansluiting.

CAPO kent de volgende activiteiten voor hoofdleidingen:

• Afspraak

• Bodemonderzoek aanvragen

• Klantcontact

• Schouw inplannen

• Vergunning aanvragen

• Wacht op klant

• Inplannen overdrachtoverleg

Via het blokje activiteiten op het projectdetailscherm van het project kan je activeiten toevoegen aan het project, klik op

Dit open het “Aanmaken activiteit” scherm

Via dropdown van “Type” kan je de voor jouw combigebied ingerichte activiteiten selecteren

Via kan je activiteit toewijzen aan alle betrokken deelnemers van project, deze kan je dan selecteren van de dropdown.

Via kan je de opleverdatum invullen

en bij onderste blok kan je opmerkingen verwerken.

klik vervolgens open je activiteit wordt aangemaakt en toegevoegd op project.

Activiteit bewerken, afhandelen en annuleren

De deelnemer die de activiteit heeft aangemaakt kan deze bewerken, klik op en kan je via het “Bewerken activiteit” de opmerking en (indien gevuld) de opleverdatum aanpassen.

Op het moment dat de toegewezen partij de activiteit heeft uitgevoerd moet deze worden afgehandeld in CAPO. Dat doe je door rechts in de regel van de activiteit op(afhandelen) te klikken. Er kan bij het afhandelen eventueel nog een extra opmerking worden toegevoegd.

Na het afhandelen wordt de activiteit inactief en verdwijnt deze uit het actuele overzicht. Door op(klik om ook afgehandelde activiteiten te tonen) te klikken kunnen afgehandelde activiteiten weer zichtbaar worden gemaakt.

Project bijlagen

Het hart van de samenwerking op Hoofdleidingen vinden we in de sectie Toegewezen Bijlagen. Hier worden per processtap automatisch de benodigde bijlagen (documenten) klaargezet, met (indien van toepassing) de bijbehorende deadlines en partijen aan wie het is toegewezen. Hier kunnen alle betrokkenen bij een Hoofdleidingproject zien wat er van hen verwacht wordt en wanneer. In de processtap Intake is er vaak nog geen opleverweek gekoppeld aan een bijlage. In de processtappen erna (zoals hieronder Werkvoorbereiding) wel. Een serie bijlagen wordt automatisch klaargezet bij het aanmaken van een Hoofdleidingproject. De week van oplevering wordt bepaald aan de hand van de Geplande Start Uitvoering. Als deze plandatum wijzigt, wijzigen de opleverdata van de automatisch klaargezette bijlagen ook.

Er kunnen (door de Verantwoordelijke van het project) ook handmatig bijlagen worden aangemaakt en toegewezen. Dit kan in elke processtap door middel van het plusje rechtsbovenaan. Op elke regel is te zien of de bijlage automatisch is klaargezet, of door een andere partij. Dit is te zien in de kolom Aangemaakt door.

via de dropdown “Documentsoort” kan je de gewenste document selecteren. (dit is per combi verschillend) Vervolgens kan je het toewijzen aan een deelnemer van het project en waar documentsoort per discipline kan worden opgeleverd kan dat geselecteerd worden. Ook wordt de deadline zoals afgesproken voor-ingevuld. Deze waarde kan aangepast worden, mocht het nodig zijn.

Klik op opslaan en de toegewezen bijlage wordt toegevoegd aan project.

Project bijlagen uploaden, opleveren en annuleren

De bijlagen zijn toegewezen aan een deelnemer, als deze deelnemer een bijlage wil uploaden kan dat op de volgende manier. Klik op Dit opent “Toevoegen bijlagen aan…”

Sleep of selecteer de bestanden die je wil opleveren

Je kan nu de bestanden direct opleveren, door op (schuifknop) te klikken, deze wordt dan en zal na opslaan de bijlagen opleveren. De opleverweek wordt toegevoegd.

Let op: Door een bijlage op te leveren geef je aan dat de bijlagen die hebt toegevoegd definitief zijn. Je kan ze niet meer wijzigen of meer bestanden toevoegen

Opleveren van de geüpload bestanden (als dat niet direct is gedaan) kan ook via de opties. Klik op bij een bijlage waar de documenten van geupload zijn. Klik dan op

Elke deelnemer op het project kan de bestanden downloaden via

Bijlagen kan je ook annuleren door (als je de rechten hebt voor deze bijlagen om dat uit te voeren) te klikken op . Via “laat ook geannuleerde bijlagen zien” kan je de geannuleerde bijlagen ophalen.

Mocht deze geupload bestanden hebben, kan je deze nog steeds downloaden (in documentnaam staat dat het geannuleerd is)

Bijlagen beoordelen

Er kan ingesteld worden dat een document beoordeeld dient te worden. Na uploaden van documenten kan je bijlage laten beoordelen door een andere deelnemer van het project. Dit zien we vaak bij de bijlage Werkmap maar kan ook bij andere bijlagen ingesteld worden.

Klik op en via dropdown selecteer de deelnemer die de bijlage moet beoordelen

De toegewezen van deze bijlage zal veranderen naar de beoordelende deelnemer, en zal in de bijlagen overzicht komen van deze deelnemer. Status van bijlage zal veranderen naar “Te beoordelen”

De beoordelende deelnemer kan vervolgens het document goedkeuren of afkeuren. Bij afkeuren moet je een reden meegeven.

Na goedkeuren of afkeuren komt de bijlage weer op de originele toegewezenen, voor eventuele vervolgstappen.

Volgorde statussen te beoordelen bijlage

Een te beoordelen bijlage volgt een aantal extra stappen ten opzichte van een regulier Toegewezen bijlage:

• → →

• Bijlagen op te leveren → Bijlage te beoordelen → Goedgekeurd → Klaar
  of:

• → [→ → ]→

• Bijlagen op te leveren → Bijlage te beoordelen [→ Afgekeurd, Bijlagen opleveren na afkeur → Bijlage te beoordelen] → Bijlage Goedgekeurd → Klaar
  Het stuk tussen [ en ] kan zich eindeloos herhalen totdat de bijlage is goedgekeurd. Pas dan is deze toegewezen bijlage afgerond.

Contactpersonen

Onderaan de Projectdetailpagina vinden we de Contactpersonen. Hier kunnen door de Verantwoordelijke van het project (externe) contactpersonen worden toegevoegd. Dit zodat de contactgegevens van de verschillende externe betrokkenen (opzichter, intiatiefnemer etc) gedeeld kunnen worden met de andere betrokkenen op het project.

De verantwoordelijke partij kan deze contactpersonen aanmaken en wijzigen. Let op dat de aanmaker ervoor verantwoordelijk is om aan de betreffende contactpersoon te melden dat zijn/haar contactgegevens worden verwerkt.

Iedereen kan via bij het Log uitkomen van deze contactpersoon en daar zien welke wijzigingen er zijn geweest

Mogelijke instelling voor bijlagen

Als instelling op bijlagen, zijn er een aantal extra mogelijkheden.

Wacht op [document] Er kan ingesteld worden dat een type bijlage pas aan gewerkt mag worden als een andere bijlage is opgeleverd. Als een bijlage ingesteld is op Wacht op [document] moet eerst alle van die type bijlagen zijn opgeleverd (of geannuleerd) voordat de Wacht op [document] actief wordt.

Beoordelen [document]

Er kan ingesteld worden dat een document beoordeeld dient te worden. Na uploaden van documenten kan je bijlage laten beoordelen door een andere deelnemer van het project. Dit zien we vaak bij de bijlage Werkmap. Voor meer informatie over dit proces zie hierboven.