Projectenoverzicht

Hier is op aanvraagniveau te zien welke combiprojecten (in sommige combi’s ook solo projecten) er lopen. Vanuit dit projectenoverzicht kun je allerlei informatie opvragen die op het project van toepassing is. Daarnaast kunnen hier ook een aantal keuzes worden gemaakt die van invloed zijn op het verloop van het project. Denk hierbij aan bepaling tot mee in combi of niet, of extra werkvoorbereiding en/of aanleg van een hoofdleiding benodigd zijn. Deze bepaling kan worden gedaan middels een quickscan. Met de uitgebreide filtermogelijkheden is het mogelijk een specifieke selectie te maken van projecten die voor de gebruiker relevant zijn.

Hieronder wordt verder toegelicht hoe het scherm eruit ziet en hoe daarmee gewerkt kan worden in dit projectenoverzicht:

• De belangrijkste detailinformatie per project (ProjectID, labels, type aanvraag, datum aangevraagd, geplande uitvoeringsdatum, adres, combigebied en processtap)
  

  

• Het aantal objecten en disciplines, deze zijn beide “uitklapbaar” om details weer te geven. Dit doe je door te klikken op het vinkje naast het getal dat het aantal objecten of disciplines weergeeft.
  

  

• Welke acties nog moeten gebeuren op het specifieke project, klik op in de filterbalk om dit weer te geven. Op de plek van de objecten en disciplines verschijnen nu acties.
  

  

• Verdere functies zijn toegankelijk via (rechts in de regel). Daar kan gekozen worden voor (in)actief maken / opdrachten / quick scan.

Via de projectdetails (rechts in de regel) kan detailinformatie worden opgehaald.

Functies in de projectlijst

In de projectlijst zijn diverse functies aanwezig, door ofwel een bepaald filterveld in te vullen of op een speciaal icoon te klikken. Deze worden hieronder besproken.

Filtermogelijkheden

In dit scherm kan gefilterd worden op de volgende punten:

• Type | Wat voor type aanvraag betreft het? Mogelijke opties:

  • Aanvraag (een aanvraag voor een aansluitleiding afkomstig uit LIP)

  • VOG (Vervanging Oude Gasmeter – alleen in gebied waar Enexis actief is)

  • SAN (SANering gasmeter – alleen in gebied waar Enexis actief is )

• Gebied | Specificeer het contractgebied binnen het combigebied

• Processtap | Fase waarin de aanvraag zit; mogelijke processtappen:

  • Intake

  • Werkvoorbereiding

  • In uitvoering

  • Oplevering

  • Gereed

  • Geannuleerd

  • Geen combiuitvoering

• Netbeheerder | Toont de projecten waar een bepaalde netbeheerder bij betrokken is

• Uitvoerende aannemer | Toont de projecten waar een bepaalde aannemer, die daadwerkelijk het werk gaat uitvoeren (dit kan uiteraard verschillen van de coördinerende aannemer)

• Actiehouder | Toont de projecten waarbij een geselecteerde partij actiehouder is. Afhankelijk van de rol waarmee je binnen CAPO werkt worden hier mogelijke betrokken deelnemers getoond in het filtermenu. Zo ziet een combimedewerker hier meer mogelijke actiehouders dan een netbeheerder of aannemer

• Actie | Toont de projecten waarbij een geselecteerde actie nog moet worden uitgevoerd.

• Aangevraagd van / tot | Toont de projecten die in het aangegeven datumvenster zijn aangevraagd

• Gepland van / tot | Toont de projecten die in het aangegeven datumvenster zijn gepland

• Labels | Toont de projecten die zijn aangeduid met gekozen label

• Filter overzicht (zie hieronder Zoekfunctie)

Zoekfunctie

In de projectenlijst kan er naast de afgebeelde filteropties worden gezocht naar projecten in veld filter overzicht. Er kan worden gezocht op:

• ProjectID nummer

• Straatnaam

• Plaatsnaam

Het is hier niet noodzakelijk om het hele nummer, straat- of plaatsnaam in te vullen. Resultaten worden al getoond door het deels in te vullen in filter overzicht.

Naast het filteroverzicht staat . Hiermee kan worden gefilterd op de status van KPI met betrekking tot het verzenden van de opdrachtberichten binnen de projecten.

De kleuren geven aan in hoeverre de KPI’s gehaald worden:

• Projecten waar de KPI nog niet is verlopen

• Projecten waar de KPI nog net niet is verlopen

• Projecten waar de KPI is verlopen

• Alle projecten

Projecten actief / inactief maken

• Projecten kunnen uitsluitend door aannemers en combimedewerkers handmatig inactief (en actief) gemaakt worden.

• Projecten worden automatisch inactief als er 30 dagen na de geplande uitvoeringsdatum (P) nog geen opdrachtbericht is binnengekomen

• Projecten worden automatisch inactief 30 dagen nadat ze gereed zijn.

Om een project inactief te maken; klik oprechts in de projectregel en kies voor . Het project verdwijnt dan uit het projectoverzicht, het is immers niet meer actief. Het is in het projectoverzicht echter ook mogelijk om gedeactiveerde projecten wel weer te geven, klik daarvoor onderaan bij de filteropties op . Inactieve projecten kunnen worden herkend door het icoon van een cirkel met een schuine streep er doorheen helemaal links in de projectregel. Een inactief project kan vervolgens ook weer actief gemaakt worden door via de drie bolletjes rechts in de projectregel te kiezen voor .
Deze functionaliteit heeft geen effect op de data in DSP of interne systemen.

LET OP: om de administratie sluitend te krijgen is het wel handig om openstaande bijlagen en activiteiten af te sluiten van inactieve projecten.

Toon acties

Door op te klikken verdwijnen de objecten en disciplines uit de regel en komen de uit te voeren acties voor netbeheerders of aannemers tevoorschijn. Deze acties zijn achtereenvolgens quickscan, opdrachten versturen en bijlagen opleveren.
Op het moment dat een van deze drie acties nog uitgevoerd dient te worden verschijnt hier een getal bij het icoontje. Als je met de muis op dit icoon gaat staan zul je ook zien wie hier actiehouder is en dus nog actie moet ondernemen. Voordeel van dit overzicht is dat je in één oogopslag kunt zien of er nog acties openstaan of niet. Als je deze informatie weer wilt verbergen kun je op klikken(klik om locatie informatie te tonen). De objecten en disciplines worden nu weer weergegeven in de regel.

Quickscan

Een netbeheerder dient in de intakefase (afhankelijk van de combi) de quickscan uit te voeren. Via de knopopties in het projectenscherm kies je voor quickscan. Daarin wordt aangegeven of:

• discipline mee gaat in combi

• er extra werkvoorbereiding nodig is

• aanleg van een hoofdleiding benodigd is

De quickscan wordt overigens niet in elke combi gebruikt. Combi’s die niet werken met quickscan gebruiken het mee-in-combi bericht, dat doen ze niet in de quickscan maar rechtreeks via het menuen de optie

Mee in combi

• Een netbeheerder kan via twee opties aangeven om mee te gaan in combi of niet:

1. rechtstreeks in het projectenscherm of projectdetailscherm via het menuen de optie te kiezen

2. via een van de drie keuzemogelijkheden in de quickscan.

• Deze keuze tot mee in combi geldt voor alle disciplines die een netbeheerder vertegenwoordigt. Er kan dus geen onderscheid gemaakt worden tussen bijvoorbeeld gas en elektra.

• Na het aangeven van mee in combi wordt deze keuze voor alle deelnemers zichtbaar door middel van een groen vinkjebij de naam van de netbeheerder bij de disciplines binnen de aanvraag. Wanneer aangegeven wordt dat een netbeheerder niet mee gaat in de combi verschijnt er een rood kruisjebij de naam van de netbeheerder.

• Zolang het project in de fase intake zit kan een netbeheerder de keuze tot mee in combi nog wijzigen via bovenstaande twee mogelijkheden.

• Als alle netbeheerders aan hebben gegeven dat ze niet mee gaan in combi wordt het project inactief na het verstrijken van de wensdatum.

• Zodra alle netbeheerders die mee in combi gaan een opdrachtbericht hebben verstuurd, gaat het project van processtap intake naar werkvoorbereiding.

Automatisch in / uit combi

Voor een aantal netbeheerders is ingesteld dat ze automatisch mee of juist niet mee in combi gaan. Of deze keuze tot mee in combi handmatig of automatisch is uitgevoerd kun je zien door over bovenstaand groene vinkje of rode kruisje te hoveren.

Extra werkvoorbereiding

De bepaling wie werkvoorbereiding gaat uitvoeren hangt af van de bepaling of het standaard of niet-standaard werk betreft. Deze bepaling wordt uitgevoerd door de netbeheerder:

• Standaard werk; werkvoorbereiding wordt de door aannemer opgepakt

  • De netbeheerder geeft via de quickscan aan dat geen extra werkvoorbereiding benodigd is.

• Niet-standaard werk; werkvoorbereiding wordt de door netbeheerder opgepakt

  • De netbeheerder geeft via de quickscan aan dat wel extra werkvoorbereiding benodigd is.
    

    

  • Er wordt automatisch een activiteit Extra werkvoorbereiding op het project geplaatst. (te vinden op het projectdetail pagina en op activiteiten pagina
    

    

  • De geplande uitvoeringsdatum is afhankelijk van de opleverdatum van deze activiteit. Het type plandatum onder geplande uitvoeringsdatum verandert van P (gepland door de aannemer naar O (opleverdatum van extra werkvoorbereiding).
    

    

    Er kan een planningsconflict ontstaan op het moment dat deze ‘extra werkvoorbereiding’ te laat wordt opgeleverd.
    Combi's hebben verschillende afspraken wanneer ze de extra werkvoorbereiding opleveren.

Als de netbeheerder de quickscan al heeft uitgevoerd maar later alsnog wil aangeven dat extra werkvoorbereiding van toepassing is, kan dat door handmatig een activiteit extra werkvoorbereiding op het project te plaatsen.

Automatisch toegewezen activiteit

Op het moment dat de netbeheerder de quickscan-vragen over extra werkvoorbereiding en hoofdleiding aanleggen beantwoordt met ja, wordt er automatisch een activiteit op het project aangemaakt. Deze activiteiten worden overigens automatisch afgehandeld op het moment dat de DSP opdracht voor deze betreffende discipline is ontvangen door de aannemer.

Opdrachten

Dit scherm geeft inzicht in de voor dit project relevante DSP-opdrachten die onder combi-projecten vallen. Klik oprechts in de projectregel en kies voor . Vervolgens verschijnen de opdrachten die bij dit specifieke project horen. Het zou goed kunnen dat bij het raadplegen van dit scherm geen opdrachten zichtbaar zijn. Dat komt logischerwijs omdat er dan nog geen opdrachten verstuurd zijn.

Toon productinformatie

Een product is de unieke combinatie van een discipline (elektra/water/gas/media/riool) en een object (huisadres). Informatie hierover kun je opvragen door op het vinkjenaast het getal (dat het aantal objecten of disciplines in de aanvraag beschrijft) in de regel te klikken. Er verschijnt dan extra informatie:

• Onder objecten kun je zien welk(e) adres(sen) er in de aanvraag zitten. Een aanvraag kan weliswaar uit één enkel adres bestaan maar ook uit een heel appartementencomplex met tal van adressen. Door weer op het vinkje te klikken kan deze informatie weer ‘ingeklapt’ worden.
  

  

• Onder disciplines kun je zien wat er geleverd dient te worden (elektra / water / gas / media) op dit object. Een aanvraag kan uit één enkele of meerdere disciplines bestaan. Door weer op het vinkje te klikken kan deze informatie weer verborgen worden.

Projectdetails

Via het projectenoverzichtscherm kan je via details van project navigeren naar projectdetails van geselecteerde project.

Op het projectdetailscherm is het mogelijk verder in te zoomen op het project, de volgende informatie is zichtbaar:

• Basisgegevens zoals type, processtap, aantal disciplines, adres, netbeheerders, uitvoerende aannemers, aanvraagdatum, wensdatum, geplande uitvoeringsdatum, relevante combi met combigebied, of de aanvraag compleet is of niet en Acties
  

  

• Activiteiten: aangemaakte activiteiten die bij het project horen.

  

• Toegewezen bijlagen, bepalend aan combi instellingen kan je hier project documenten uploaden per projectstap
  

  

• Eventueel de klantgegevens (gegevens van de aanvrager). Of deze gegevens zichtbaar zijn of niet is afhankelijk van de rol waarmee in CAPO is ingelogd.
  

  

• Bijlagen (bijlages van de klant, indien van toepassing)
  

  

• Disciplines in het project met bijbehorende gegevens
  

  

• Objecten in het project met bijbehorende gegevens
  

  

• Opdrachten die horen bij de aanvraag.

  

• Gekoppelde Projecten, dit zijn Hoofdleiding projecten die gekoppeld zijn aan dit aanvraag project

  

Geplande uitvoeringsdatum

De geplande uitvoeringsdatum kan een aantal statussen hebben, deze status staat onder het kopje Geplande uitvoering links onderin het vak met ‘Gegevens’. Op basis van de status en beschikbare data wordt de geplande uitvoeringsdatum bepaald:

• (U) Uitgevoerd

• (P) Planbericht door uitvoerende aannemer

• (P) Herplanning door de aannemer

• (O) Oplevering werkvoorbereiding netbeheerder + een x aantal weken (per combi verschillend)

• (W) Wensdatum klant (zoals oorspronkelijk aangegeven op de aanvraag in LIP)

Hieronder een verdere uitleg van bovenstaande statussen:

(U) - Uitgevoerd

• Als er geen open opdrachten meer zijn, wordt de uitvoeringsdatum gekozen

(P) - Planbericht door uitvoerende aannemer

• Definitieve planning overruled voorlopige planning van aannemer of oplevering van netbeheerder

• Kijkt naar het laatste planbericht dat binnen komt

• De vroegste datum is leidend wanneer er dezelfde soort planberichten zijn

• Het levermoment en geannuleerde opdrachten worden niet meegerekend als datum

(P) - Herplanning door aannemer op het project

• Herplanning door de aannemer overruled de oplevering van extra werkvoorbereiding en de wensweek van de klant

• Er is een herplannings-log beschikbaar op het project

(O) - Oplevering werkvoorbereiding netbeheerder

• Dit is de geplande uitvoeringsdatum die is gebaseerd op het moment waarop de extra werkvoorbereiding wordt opgeleverd + een x aantal weken (dit x aantal verschilt per combi)

• Het aantal weken (x) verschilt per combi

• Geplande start uitvoeringsdatum houdt rekening met afgeronde activiteiten extra werkvoorbereiding. De geplande start uitvoeringsdatum van het AL project kijkt nu naar de volgende voorwaarden:

  • Voorwaarde 1: Voor het bepalen van de geplande start uitvoeringsdatum, wordt er rekening gehouden met alleen open activiteiten extra werkvoorbereiding. De laatste datum in de tijd is leidend

  • Voorwaarde 2: Bij geen open activiteiten, kijk de geplande start uitvoeringsdatum naar de afrondingsdatum van de laatst afgeronde activiteit extra werkvoorbereiding

(W) - Wensdatum klant niet o.b.v. AGD

• Dit betreft de maandag van de wensweek zoals ingevuld in de oorspronkelijke aanvraag in LIP

• Het levermoment wordt niet gerekend als een geldige uitvoeringsdatum

(W) - Wensdatum klant o.b.v. AGD

AGD is opgenomen in de geplande uitvoeringsdatum. In plaats van wensdatum klant, wordt AGD gebruikt met de volgende uitgangspunten:

• AGD niet actief in een gebied:

  • wensdatum klant

• AGD actief in een gebied, maar er is geen datum beschikbaar (klant heeft aangegeven bij AGD onbekend):

  • wensdatum wordt niet gebruikt

  • geplande uitvoeringsdatum = aanvraagdatum + minimale wachttijd

• AGD actief in een gebied met een datum:

  • wensdatum wordt niet gebruikt

  • AGD ligt voor aanvraagdatum + minimale wachttijd: geplande uitvoeringsdatum = aanvraagdatum + minimale wachttijd

  • AGD ligt na aanvraagdatum + minimale wachttijd: geplande uitvoeringsdatum = AGD

Herplannen door aannemer

In CAPO is het mogelijk om als aannemer de geplande uitvoeringsdatum aan te passen, nog voordat een DSP planbericht is verstuurd op een product. Via optiesenin het detailscherm of projectenoverzichtscherm is het mogelijk om de aanvraag een nieuwe uitvoeringsdatum mee te geven,

onder vermelding van een (verplichte) reden. Deze is te kiezen via het dropdown menu in de dialoog die verschijnt.

Klantgegevens en bijlages vanuit aanvraag LIP

Voor de deelnemers worden de klantcontactgegevens gedeeld via de projectdetails zodra één van de netbeheerders bevestigt mee te gaan in combi. Er verschijnt dan een apart blok met klantcontactgegevens “Aanvrager” en “Contactgegevens uitvoering”. Ook worden de in LIP ingediende bijlages gedeeld via de projectdetails. Deze verschijnen dan in een apart blok met bijlages onder het blok met klantgegevens.

Deze klantgegevens zijn nodig om het eerst klantcontactmoment (KCM1) te kunnen uitvoeren. De bijlagen kunnen gedownload worden via .

Antwoorden op gestelde vragen LIP

Naast de klantgegevens zelf zijn ook de antwoorden zichtbaar die gegeven zijn bij het indienen van de aanvraag (denk bijvoorbeeld aan informatie over eventueel gebruik van de prefabmeterkast, verwacht verbruik van de aansluiting en of het een bestaande of nieuwe aansluiting betreft)

Deze antwoorden kunnen door deelnemers worden weergeven door in het blok Objecten te klikken op(Toon beantwoorde vragen)

Activiteiten

Op de projectdetailpagina is het mogelijk om een activiteit aan te maken en deze toe te wijzen aan een partij die betrokken is bij het project.

Per Combi verschilt het welke activiteiten ingericht zijn. Verder zijn er activiteiten die automatisch klaargezet worden, na bepaalde acties/handelingen, bijvoorbeeld Quickscan, of aanvraag compleet, etc.

In het scherm ‘overzicht van uw activiteiten’ zijn de volgende zaken per activiteit zichtbaar:

• Het type activiteit

  • Afspraak

  • Bodemonderzoek aanvragen

  • extra werkvoorbereiding

  • Graafmelding-

  • Hoofdleiding aanleggen-

  • Hoofdleiding controleren-

  • Inplannen overdrachtsoverleg

  • KCM1 (Klant Contact Moment)-

  • Klantcontact-

  • KTO (Klant Tevredenheids Onderzoek)-

  • Netcongestie Elektra

  • Schouw inplannen

  • Straatwerk-

  • Vergunning-

  • Vergunning aanvragen-

  • Vestiging zakelijk recht-

  • Wacht op klant-

  • Wijziging in combi-samenstelling

• De specifieke informatie over de activiteit (die is bij KCM1 bijvoorbeeld anders dan bij “hoofdleiding controleren”. De getoonde informatie kan bijvoorbeeld uit de quickscan komen die de netbeheerder heeft ingevuld.

• Wanneer de activiteit opgeleverd dient te worden (opleverdatum)

• Wie de activiteit heeft aangemaakt en wanneer dat is gebeurd (Aangemaakt / Aangemaakt op)

• Aan welke partij de activiteit is toegewezen (Toegewezen aan)

• Het bijbehorende projectnummer

• Het adres van het project waarop de activiteit van toepassing is

• Het combigebied waartoe het project behoort

Via het blokje activiteiten op het projectdetailscherm van het project kan je activieten toevoegen aan het project, klik op

Dit open het “Aanmaken activiteit” scherm

Via dropdown van “Type” kan je de voor jouw combiegebied ingerichte activiteiten selecteren

Via kan je activiteit toewijzen aan alle betrokken deelnemers van project, deze kan je dan selecteren van de dropdown.

Via kan je de opleverdatum invullen

en bij onderste blok kan je opmerkingen verwerken.

klik vervolgens open je activiteit wordt aangemaakt en toegevoegd op project.

Activiteit bewerken, afhandelen en annuleren

De deelnemer die de activiteit heeft aangemaakt kan deze bewerken, klik op en kan je via het “Bewerken activiteit” de opmerking en (indien gevuld) de opleverdatum aanpassen.

Op het moment dat de toegewezen partij de activiteit heeft uitgevoerd moet deze worden afgehandeld in CAPO. Dat doe je door rechts in de regel van de activiteit op(afhandelen) te klikken. Er kan bij het afhandelen eventueel nog een extra opmerking worden toegevoegd.

Na het afhandelen wordt de activiteit inactief en verdwijnt deze uit het actuele overzicht. Door op(klik om ook afgehandelde activiteiten te tonen) te klikken kunnen afgehandelde activiteiten weer zichtbaar worden gemaakt.

Project bijlagen

Op projecten kunnen er nog verwachte bijlagen te worden opgeleverd. Dit is combi-gebied specifiek ingericht per processtap. vervolgens kunnen bijlagen na status Aanvraag compleet automatisch toegevoegd worden aan het project, of handmatig via het blokje “intake” (processtap) toegevoegd worden.

Handmatig toevoegen van project bijlagen kan door in het processtap (bijv. Intake) blokje op te klikken. dit opent “Aanmaken bijlage voor project…” scherm.

via de dropdown “Documentsoort” kan je de gewenste document selecteren. (dit is per combi verschillend) Vervolgens kan je het toewijzen aan een deelnemer van het project en waar documentsoort per discipline kan worden opgeleverd kan dat geselecteerd worden.

Klik op opslaan en bijlage wordt toegevoegd aan project.

Project bijlagen uploaden, opleveren en annuleren

De bijlagen zijn toegewezen aan een deelnemer, als deze deelnemer een bijlage wil uploaden kan dat op de volgende manier. Klik op Dit opent “Toevoegen bijlagen aan…”

Sleep of selecteer de bestanden die je wil opleveren

Je kan nu de bestanden direct opleveren, door op (schuifknop) te klikken, deze wordt dan en zal na opslaan de bijlagen opleveren. De opleverweek wordt toegevoegd.

Opleveren van de geüpload bestanden (als dat niet direct is gedaan) kan ook via de opties. Klik op bij een bijlage waar de documenten van geupload zijn. Klik dan op

Elke deelnemer op het project kan de bestanden downloaden via

Bijlagen kan je ook annuleren door (als je de rechten hebt voor deze bijlagen om dat uit te voeren) te klikken op . Via “laat ook geannuleerde bijlagen zien” kan je de geannuleerde bijlagen ophalen.

Mocht deze geupload bestanden hebben, kan je deze nog steeds downloaden (in documentsnaam staat dat het geannuleerd is)

Mogelijke instelling voor bijlagen

Als instelling op bijlagen, zijn er een aantal extra mogelijkheden.

Wacht op [document] Er kan ingesteld worden dat een type bijlage pas aan gewerkt mag worden als een andere bijlage nog niet is opgeleverd. Als een bijlage ingesteld is op Wacht op [document] moet eerst alle van die type bijlagen zijn opgeleverd voordat de Wacht op [document] actief wordt.

Beoordelen [document] Er kan ingesteld worden dat een document beoordeeld dient te worden. Na uploaden van documenten kan je bijlage laten beoordelen door een andere deelnemer van het project.

Klik op en via dropdown selecteer de deelnemer die de bijlage moet beoordelen

De toegewezen van deze bijlage zal veranderen naar de beoordelende deelnemer, en zal in de bijlagen overzicht komen van deze deelnemer. Status van bijlage zal veranderen naar “Te beoordelen”

De beoordelende deelnemer kan vervolgens het document goedkeuren of afkeuren. Bij afkeuren moet je een reden meegeven.

Na goedkeuren of afkeuren komt de bijlage weer op de originele toegewezenen, voor eventuele vervolgstappen.

Extra info van aanvraag via Objecten en Disciplines blokken

Als de deelnemer op een discipline icoon klikt bijvoorbeeld elektra, dan komt er aan de rechterkant van het scherm meer informatie van de aanvraag beschikbaar. Dit is per discipline of object.